home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Educational Software Cooperative 4 / Educational Software Cooperative 4.iso / mxdb / demo / mxpr.doc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1995-12-25  |  17.0 KB  |  358 lines

  1.                         WHY USE Perfect Recall ?
  2.  
  3. Perfect Recall is information tracking software.  Sort of a combination
  4. information/app launcher/file manager all rolled into one specifically
  5. designed to relieve information overload.  Those who live on their
  6. computers will find get the most value from it while new computer users
  7. will get the benefit of starting out on the right foot not to mention
  8. gaining a powerful yet "no-brainer" free form database.
  9.  
  10.  
  11. The information presented here is split into several sections.
  12.  
  13. (1)  Perfect Recall for Personal Use
  14. (2)  The MX Shareware database on CD-ROM
  15. (3)  The Internet Resource database
  16.  
  17.  
  18. ------------------(1) Perfect Recall for Personal Use-------------------
  19.  
  20. Perfect Recall was originally written to finally lay to rest the
  21. distressing fact that while your computer is supposed to be so great at
  22. handling information you are never-the-less dependent on your own memory
  23. to recall exact filenames as well as where the files are kept.  What
  24. everyone really wants is for the computer to help recall filenames and
  25. if it can do that then it might as well automatically start the
  26. necessary application program along with the desired file already
  27. loaded.  Now that is the way a computer should work and that is what
  28. Perfect Recall does and more as we shall see.
  29.  
  30. There are other programs such as CMfiler which effectively attach long
  31. descriptions to files.  There are also programs like WizManager for
  32. Windows which can list all the files in a directory and load one
  33. into an application.  These are good programs for simple needs.  Perfect
  34. Recall is required when comprehehsive information AND file management
  35. are needed together as when managing more than 500 files.
  36.  
  37.  
  38. *  Create databases by doing little more than naming information.
  39. *  Track files by attaching them to information in a database.
  40. *  No sizing of database.  Accommodates any material on the fly.
  41. *  Launch DOS, Windows or DOS under Windows applications.
  42. *  Makes vast quantities of data and files seem small with
  43.    extensive organization and reorganization tools.
  44. *  Find anything even if you forget what you are looking for.
  45.  
  46.  
  47. --------------------------- As a Database -----------------------------
  48.  
  49. Perfect Recall's first level of service lets you store information
  50. directly in databases you create to meet your special needs.  It's so
  51. easy to make these databases that a first day computer user could do it.
  52. Labeling information stored is about all there is to it.  (name fields)
  53. For example if you created a database for addresses you might use;
  54.  
  55. 1) First NAME
  56. 2) Last NAME
  57. 3) Home phone
  58. 4) Work phone
  59. 5) Street
  60. 6) City, State, Zip
  61.  
  62. That's not hard!  To initiate a database the program will ask for an
  63. approximate number of spaces to store typical entries.  There is no need
  64. to be exact or worry about future needs.  Why not you ask?  Well,
  65. because Perfect Recall allocates space on the fly!  Suppose you normally
  66. expect someone's first name to be around 12 characters.  One day you
  67. have to enter one 200 characters long.  No problem.  Just type it in.
  68. 200 characters is the limit of any one item, such as someone's name.  A
  69. total of 18 items can be listed plus a 10 line paragraph.  In practical
  70. terms you are limited only by space on the computer screen.  The total
  71. number of database entries is 2,000,000,000 plus a few hundred thousand
  72. more.  Rest assured, you will not run out of space.
  73.  
  74.  
  75. ------------------ Combination File / Information --------------------
  76.  
  77. Perfect Recall provides services far beyond just storing information
  78. within itself.  It's the combination of information storage AND file
  79. management together that makes it so valuable.  File management is
  80. accomplish by attaching files to information in the databases.
  81. Recalling a file is done by searching the databases you created.  When
  82. the information is found so is the desired file.  From there the file
  83. can be loaded directly into its application from Perfect Recall.
  84. When finish, just exit the application and you will return to
  85. Perfect Recall where you were.
  86.  
  87. This can even be done with applications that can not normally load
  88. files when launched!  This is accomplished with special programs
  89. that pass the filename after the application starts.
  90.  
  91. Although Perfect Recall will launch any application under DOS or
  92. Windows, it really shines in making your word processing program into
  93. the biggest file cabinet you ever had.  Think about it.  Almost any
  94. information can be written down.  With Perfect Recall you can record
  95. anything big or small in a text file and find it later by searching one
  96. of your databases under Perfect Recall and fetching the file and word
  97. processor on demand.  Suppose you had a list of account and ID numbers
  98. for credit cards, bank accounts, PIN numbers and related customer phone
  99. numbers.  Forget trying to make a whole database just to record this
  100. special type of information.  Just set up a general documents database
  101. in Perfect Recall with a single line description.  Then make an entry
  102. for "Personal ID account numbers" and attach the filename.  To get it
  103. back just search for "personal", "ID", "account" or "numbers".  See why
  104. information just can't be lost?  You need only remember some vague
  105. related detail and presto it's found.  No more fuss, just work
  106. naturally.
  107.  
  108. Databases can be created to handle anything you can think for because
  109. you make them.
  110.  
  111. Address book                Jobs or Cases
  112. To-Do lists                 Job billing (with calculated totals)
  113. Letters                     General Documents
  114. Books of interest           Movies (tape collection)
  115. Messages                    Memos
  116.  
  117.  
  118. ------------------------------ Best Use -------------------------------
  119.  
  120. Businesses has the most pressing need for Perfect Recall since all past
  121. work is a precious resource.  Perfect Recall is particularly useful
  122. since files can be kept on the hard disk or floppies.  One important
  123. side benefit is the ability to maintain a stack of numbered floppy disks
  124. for long term storage yet while Perfect Recall keeps track of which
  125. floppy each file is on.
  126.  
  127. In a similar fashion, files of interest on CD-ROMs can be tracked as
  128. well.  If a file on CD might be needed in the future, just make an entry
  129. for it under Perfect Recall like anything else.  Come to think of it,
  130. that's not a bad way to do long term research.
  131.  
  132. Business has a special need for Perfect Recall since it makes the
  133. peculiarities of one persons hard disk directory structure irrelevant.
  134. Anyone can sit down and work at someone else's machine without knowing
  135. its setup.  Perfect Recall will handle the details of file location and
  136. application launching.
  137.  
  138. Security in business settings is handled with a variety of password
  139. levels.  Lock up the entire program or selected pieces of it with one or
  140. more passwords.  Great for keeping people out of personal stuff or
  141. sensitive business data.  There are two types of locks.  One keeps
  142. information from being viewed and the other permits viewing but prevents
  143. changes.  These locks do not alter the files themselves, just the
  144. ability to find them using Perfect Recall.
  145.  
  146.  
  147. ---------------- Powerful Organizational Capabilities ------------------
  148.  
  149. Perfect Recall is designed to handle vast quantities of information as
  150. demonstrated by the MX Shareware Database.  To do this effectively,
  151. information within each database must be divided up into groups called
  152. categories.  For example a letters database might have a Personal
  153. Letters category and a Business Letters category.  All letters are
  154. stored in the same place (database) but by using categories you can
  155. group similar ones together and work with just that group.
  156.  
  157. Categories can then be orgainized into a tree structure which will grow
  158. with your needs.  One typically starts out very simple.  Perhaps you
  159. have a single letters category representing the entire contents of a
  160. letters database.  When this first category gets up to 100 or 200
  161. entries you may find many of them can be grouped together as personal
  162. letters thus cleaning things up a bit.  No problem.  Just make a new
  163. Personal Letters category and move over selected entries.  A good category
  164. tree structure will make thousands of files seem like just a handful.
  165.  
  166. Below is an outline of a very simple category tree structure.  Here
  167. PERSONAL and BUSINESS are path only categories.  They contain nothing
  168. themselves while the sub-categories do.  Note that there are two LETTER
  169. categories.  Each entry in the single LETTERS database is associated with
  170. either PERSONAL/letters or BUSINESS/letters categories.
  171.  
  172. PERSONAL main category
  173.               LETTERS sub-category  (of the letters database)
  174.               ADDRESS sub-category  (of the address database)
  175.  
  176. BUSINESS main category
  177.               LETTERS sub-category  (of the letters database)
  178.               ADDRESS sub-category  (of the address database)
  179.  
  180. The category tree will not strangle you.  If something doesn't turn up
  181. where you expected, just tell the program to look in all categories at
  182. once.  This means, using the above example, you could search both
  183. PERSONAL LETTERS and BUSINESS LETTERS at the same time.
  184.  
  185. You are free to work with individual categories or whole databases.
  186. The beauty of Perfect Recall is its ability to guarantee you will find
  187. something if it exists and confirm with certainty if it does not.
  188.  
  189. ------------------------ Finding What You Want -------------------------
  190.  
  191. Perfect Recall's search capabilities are powerful, simple and accessible
  192. in several different ways.  If we got into this subject in any detail we
  193. would end up with a complete set of documentation here.  Instead I'll
  194. just hit on the basic approach.  Remember the little address example
  195. shown earlier?  Well, a search screen would look just like this.  Simply
  196. type something in and execute.
  197.  
  198. 1) First NAME..........Joe
  199. 2) Last NAME
  200. 3) Home phone
  201. 4) Work phone
  202. 5) Street
  203. 6) City, State, Zip....CA
  204.  
  205. This search finds all persons named Joe in California.  Simple
  206. right?  Of the many special functions the most important is the
  207. DESPERATION search.  This operation finds a word or phase no matter
  208. where it occurs.  It's a great tool for those times when you can't
  209. remember a thing except a likely word.
  210.  
  211.  
  212. -------------------------- Other features ----------------------------
  213.  
  214. I could go on for days and never cover all that's available in Perfect
  215. Recall.  Here is a few things we haven't covered.
  216.  
  217. *    Attach any number of files to the same database entry.
  218. *    A variety of printouts including customized labels.
  219. *    Import/Export between two copies of Perfect Recall to allow data
  220.      sharing.
  221. *    Moving data between databases with different structures.
  222. *    Making one entry show up in other categories when there is
  223.      actually have only one real entry.
  224. *    Sorting with fixes for numbers so "10" does not precede "1" as
  225.      happens with other programs.
  226. *    Column math totals or averages for spreadsheet like operations.
  227. *    Equations that create data from other items in a record.
  228. *    Linking one entry to another for related material. For example;
  229.      connecting a to-do list item to a letter being written.
  230. *    Linking several copies of Perfect Recall together.
  231. *    Making one entry search different database for related
  232.      information.  Great for finding all letters to an individual
  233.      starting from their address entry.
  234. *    Auto installation under both DOS and Windows.
  235. *    A powerful utility pack for creating an instant database
  236.      representing existing work.
  237.  
  238.  
  239. What else would you expect form a total solution product ?
  240.  
  241. ------------------------------ Summary -------------------------------
  242.  
  243. Perfect Recall is designed to become the center of all your computing
  244. work.  When fully employed it changes the computer from a task oriented
  245. machine to a total information handling system.
  246.  
  247.  
  248. --------------------------- Reality Check ----------------------------
  249.  
  250. Perfect Recall will extend great ease of use to new computer users.
  251. However, getting the program to launch application programs does require
  252. a fair understanding of the system.  The new computer user will probably
  253. need some outside help even though pre-configured setups have been
  254. provided.  Once set up, however, Perfect Recall requires no
  255. understanding of the system.
  256.  
  257.  
  258. ----------------------------- Purchasing -----------------------------
  259.  
  260. This program is a cross between a commercial product and shareware.
  261. Because the program is large and the documentation contains over 200
  262. graphics, it is not possible to download with a modem.  The program must
  263. be ordered from MicroExcel or copied from someone who already has it.
  264. The documentation can be ordered separately without purchasing the
  265. program.  This is important since only the documentation can walk you
  266. through every setup detail.
  267.  
  268. A newly installed copy will be fully functional, however it will require
  269. registration when 50 new database entires is reached.  Database entries
  270. created with the auto-import utilities for existing files do not count
  271. towards the 50 new entry limit.  It takes most people several months to
  272. create 50 new files so there is plenty of time.  You could side step
  273. this limit by creating files and then continually bringing them in using
  274. the auto-import tools but I know you'll find this program valuable once
  275. you're into it.
  276.  
  277. The registration can be done as a single $80 payment or split into a $35
  278. first payment and a $45 second payment.  If split in two, the first
  279. payment occurs at 50 entries and the second at 200.
  280.  
  281. Call 408 636-6968 to order the program and documentation for $26.00.
  282.  
  283.  
  284.  
  285. ------------------(2) The MX Shareware Database-----------------------
  286.  
  287. Wouldn't it be great if a resource existed to help you quickly locate
  288. the best shareware product in your area of interest and presented the
  289. kind of information that makes your buying decisions easier.  You know
  290. what I mean.  Something that would tell all there is to know before
  291. downloading files and spending hours if not days checking things out.
  292.  
  293. Wait no more.  It's here.  The MX Shareware Database by MicroExcel.
  294. This free service provides the most detailed information available on
  295. over 1600 products.  You'll quickly locate the best works with extended
  296. descriptions, references to published reviews and awards plus directions
  297. on where to find individual products.
  298.  
  299. The specially designed host program makes navigating this vast quantity
  300. information a breeze.  An organizational tree structure guides you along
  301. a logical path to the most appropriate software for you needs.  Just use
  302. the arrow keys.  You can't miss.  Of course, you're not chained to it.
  303. You can still work with all products at once if that serves you better.
  304.  
  305. There are plenty of search capabilities.  You'll get a kick out of
  306. finding only those products with great supporting information, published
  307. reviews or awards.  Hey, why not study the best first ?
  308.  
  309. The whole point is to speed up the process of finding the best products
  310. for your needs.  Naturally it's good for authors too since they can now
  311. provide any quantity of information required to fully explain a
  312. product's value in advance of asking you to try it.  You'll gain greater
  313. confidence in the products you choose to review.
  314.  
  315. Is that all there is?  Not by a long shot!  Each product is linked to
  316. the author's contact information for easy ordering or inquiries.  Better
  317. still, products are also linked to supporting CD-ROM titles.  Now that's
  318. the ticket.  Buy a handful of CD-ROMs and use the MX Shareware Database
  319. to zero in on the most recognized works and yet preserve the option of
  320. hunting down undiscovered gems.
  321.  
  322. Visit MicroExcel's Web page at http://www.microexcel.com/mxsoft/mxweb.htm
  323.  
  324. Order by e-mail from:
  325. 73364.1021@compuserve.com
  326. order@microexcel.com
  327.  
  328. $8.50 on VISA or MasterCard
  329.  
  330.  
  331.  
  332. ----------------------(3) Internet Resource Database----------------------
  333.  
  334. Special features in Perfect Recall enable it to work with any browser
  335. software to store anything found on the Net such as graphics, documents
  336. or whole Web pages with graphics.  These saved files can then be loaded
  337. into any other software or back into the browser while off line.
  338.  
  339. This program provides all tools necessary to organize everything into
  340. logical groups.  Start out simple and let your own method of
  341. organization develop as the need arrises.
  342.  
  343. One of Perfect Recall's great pluses is it ability to tracking work on
  344. hard disks, floppies or CD-ROM's.  Moving work between hard disk and
  345. floppies or from CD-ROM to hard disk is nothing more than editing the
  346. path attached to the filename under Perfect Recall.  File management,
  347. what file management ?  It's not an issue any more.
  348.  
  349. The Net Resource database is pre-configured to handle all your on-line
  350. needs.  To get you started there's a set of URL's for Net search
  351. engines.  With these you'll be on your way to developing a personal
  352. library of on-line information.
  353.  
  354. The Internet Resource database is available for downloadind at
  355. http://www.microexcel.com/mxsoft/mxweb.htm
  356.  
  357.  
  358.